Waarom is feedback geven in deze online wereld zo lastig?

Sharon van der Eerden is Senior Trainer bij Coniche en schreef een blog over online feedback geven.

Waarom is feedback geven in deze online wereld zo lastig? Waarom hebben (sommige) leidinggevenden het gevoel dat ze de controle verliezen? Niet weten wat hun medewerkers doen en daar zelf onrustig van worden?

Sinds de uitbraak van Corona en de intelligente lockdown werken de meeste van ons vanuit huis. In het begin was het online vergaderen wel even wennen. Maar gelukkig went het online leven snel. Of we het leuk vinden is een ander verhaal, maar het werkt. We kunnen overleggen, webinars volgen en verzorgen en coachen en trainen. De techniek staat voor niets.

Wat mij vooral opvalt in deze online samenleving is dat wij van diverse kanten horen dat leidinggevenden het moeilijk hebben met verschillende aspecten van hun werk. Met name de aspecten die te maken hebben met feedback geven, coachen, aansturen en zelfs controleren.

Veel gehoorde opmerkingen zijn; “normaal gesproken hoor ik op de vloer wat de medewerkers aan het doen zijn.” “Ik hoor het wanneer een gesprek niet helemaal lekker liep of wanneer de medewerker het lastig heeft.” En wat ik tijdens onze webinars ook hoor: “Momenteel heb ik alleen via e-mail contact met mijn team, de cijfers kloppen dus het gaat wel goed.”

Nu we allemaal vanuit huis werken hoor je als leidinggevende de gesprekken van je mensen op de vloer niet meer. De medewerker die het lastig heeft valt nu niet op. En waar je in het pre-coronatijdperk dan even naar de desbetreffende medewerker toeliep, of je kwam de medewerker toevallig tegen bij het koffiezetapparaat, hebben we die momenten nu niet.

Maar is dat ook zo? Kunnen we die “terloopse momenten” niet toch realiseren? Waar je normaal het moment bij het koffiezetapparaat aangrijpt om je medewerker aan te spreken doen we dat nu helemaal niet. Is dat omdat we de gesprekken niet horen? Omdat we de medewerker niet zien? Zolang de cijfers kloppen zal het allemaal wel? Omdat we allemaal thuis werken is er plotseling een afstand?

Zo hoeft dat echt niet te zijn. Creëer je bijpraat gesprekken en koffiemomenten structureel en niet omdat er cijfers niet kloppen, maar omdat je de “terloopse” gesprekken mist. De eerste keer dat je zo’n afspraak inschiet zal de medewerker dit misschien wel zien als een controlerend en officieel moment. Maar wanneer je met regelmaat zo’n koffie- of bijpraatmoment inschiet merk je waarschijnlijk dat je weer net zulke gesprekken als bij het “echte” koffiezetapparaat hebt.

En hoe geef je dan feedback via een videogesprek? Grappig genoeg zou dat hetzelfde moeten zijn als feedback geven tijdens een livegesprek. Om ervoor te zorgen dat de ander daadwerkelijk in de leerstand modus komt werken de volgende tips niet alleen voor livegesprekken maar ook voor videogesprekken:

• Geef veel vaker feedback over iets wat goed is of wat al bereikt is, dan over iets wat verkeerd is of wat mist. Verhouding 3 : 1
• Feedback is effectief wanneer het zo specifiek mogelijk gesteld is, doelgericht en niet te lang
• Geef niet alleen feedback op de inhoud maar vooral op de persoonlijke kwaliteiten van de ander die je hebt gezien

En het allerbelangrijkste: Stel vragen! Het zal je verbazen hoe eerlijk je mensen antwoord geven. En wat dan nog leuker is… in plaats van dat je ze bij het koffiezetapparaat aanspreekt op het feit dat je hoorde dat het net niet zo’n lekker gesprek was waardoor je medewerker hoogst waarschijnlijk in de verdediging schiet. Gaat je medewerker nu zelf vertellen dat een gesprek niet zo lekker liep, en gaat hulp vragen, waardoor diezelfde medewerker in de leerstand komt en uiteindelijk nog beter wordt.

Wil je meer weten over hoe je effectief feedback geeft aan je medewerker? Of heb je andere vragen? Neem gerust contact op met Sharon – s.vandereerden@coniche.nl